Présenté pour la première fois en 2022, le project de loi 96 s'inscrit dans le cadre des efforts continus du Québec pour renforcer la langue française dans toutes les sphères de la vie publique. Le loi s'appuie sur la Charte de la langue française et déclare que le français est la seule langue commune dans la province.
Mais il ne s'agit pas seulement d'une question de technique juridique : il s'agit d'un changement opérationnel majeur pour toute entreprise ayant des employés au Québec. Les équipes des ressources humaines, en particulier, doivent adapter leurs pratiques dans plusieurs domaines clés.
Quelles sont les exigences de la Loi 96 ?
Le projet de loi 96 a un impact significatif sur tous les aspects de la communication sur le lieu de travail pour les entreprises opérant au Québec. Les principales exigences sont les suivantes:
- Toutes les communications écrites, tant internes qu'externes, doivent être disponibles en français. Cela comprend les courriels, les notes de service, les politiques et toute autre documentation partagée au sein de l'organisation ou avec le public.
- Les contrats de travail et les documents relatifs aux ressources humaines doivent être rédigés en français par défaut. Cela inclut, sans s'y limiter, les documents d'intégration, les politiques, les courriels des RH et les bulletins d'information. Les versions dans d'autres langues ne peuvent être fournies que si une version française est également disponible et que l'employé en fait expressément la demande.
- Les offres d'emploi, l'affichage public et le matériel de formation doivent donner la priorité au français, en veillant à ce que la version française soit au moins aussi visible, complète et accessible que toute autre langue.
- Les sites web des entreprises, les services en ligne et le matériel promotionnel destinés aux résidents du Québec doivent être entièrement disponibles en français. Le contenu français doit être équivalent en qualité et en visibilité aux versions dans les autres langues.
Ces obligations vont au-delà de la simple traduction ; elles exigent une stratégie réfléchie et axée sur les personnes, fondée sur la conformité et le respect de la culture. Le respect des normes du projet de loi 96 est essentiel pour maintenir la confiance et éviter les risques juridiques au Québec.
Comment le projet de loi 96 affecte-t-il les processus RH ?
Pour se conformer au projet de loi 96, il ne suffit pas de traduire quelques documents. Elle exige un examen stratégique des activités des RH et des documents destinés aux employés afin de s'assurer que le français est pleinement intégré dans les processus quotidiens.
Vibe RH aide les organisations à déterminer les domaines les plus touchés et ceux où le soutien est le plus essentiel. Voici quelques-uns des domaines les plus touchés :
Embauche et recrutement
- Les offres d'emploi doivent être rédigées en français et faire l'objet d'une promotion aussi visible que les versions anglaises.
- Les plateformes de recrutement doivent afficher les descriptions de postes en français de manière tout aussi accessible.
- Les évaluations et les documents préalables à l'embauche doivent être disponibles en français.
- En outre, les employeurs doivent désormais justifier toute exigence linguistique mentionnée dans une offre d'emploi. Si un poste exige la connaissance d'une langue autre que le français, les entreprises doivent clairement démontrer pourquoi cette connaissance est essentielle pour le poste, et cette justification doit être documentée. Cette mesure vise à réduire les obstacles inutiles à l'emploi des candidats francophones et à respecter l'esprit de la loi.
Contrats de travail
- Les contrats doivent être fournis en français par défaut.
- Une version anglaise ne peut être proposée qu'après que la version française a été examinée et comprise par l'employé(e).
Communications internes et externes
- Toutes les communications destinées aux employés - qu'il s'agisse de documents d'accueil, de politiques, de courriels des RH ou de bulletins d'information - doivent être rédigées en français.
- Les communications avec les clients, les partenaires ou les fournisseurs établis au Québec doivent également comporter une option en français.
Formation et ressources RH
- Les formations obligatoires, les modules d'apprentissage en ligne et les guides sur la sécurité au travail doivent être disponibles en français.
Affichage public et présence de la marque
- Le français doit être la langue dominante de tout affichage public sur le lieu de travail.
- Les bannières, brochures et autres documents promotionnels utilisés au Québec doivent donner la priorité au français.
- Les sites Web destinés au Québec doivent offrir un contenu en français.
- Les organisations doivent s'assurer que les systèmes internes utilisés par les employés au Québec sont accessibles en français, surtout si ces systèmes font partie de l'accueil, de la formation ou de l'expérience de travail quotidienne.
Exigences en matière de logiciels et de technologies
- Bien que cela ne soit pas strictement lié aux ressources humaines, il est important de noter que les logiciels informatiques - y compris les systèmes d'exploitation et les logiciels d'application - doivent être disponibles en français pour les utilisateurs québécois, à moins qu'il n'existe pas de version française. Cette exigence existe depuis un certain temps, mais avec l'application élargie du projet de loi 96, elle constitue désormais une priorité pour les audits de conformité.
