Auteur: Debby Pauwels

Elke Belgische onderneming kent wel een jaarlijkse verplichting die minder enthousiast onthaald wordt dan bijv. een succesvolle jaarafsluiting: de herbevestiging van het UBO-register.  Maar het hoeft helemaal niet lastig te zijn!  Zeker niet als je weet wat, waarom en hoe.

Wat is het UBO-register nu weer?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner of “uiteindelijke begunstigde”. Er bestaan verschillende categorieën van UBO’s, naargelang het soort zeggenschap waarover ze beschikken, de rol van de betrokken persoon, en het type van de betrokken entiteit. Via het UBO‑register bewaart de FOD Financiën informatie over wie er écht achter een onderneming of vzw zit.

Het doel?

➡ Transparantie verhogen

➡ Witwaspraktijken en fraude tegengaan

➡ Ware eigenaars helder in kaart brengen

Heb je een Belgische vennootschap, vzw, stichting of juridische entiteit? Dan valt ook jouw onderneming onder die verplichting. De jaarlijkse herbevestiging wordt vaak vergeten maar is wel degelijk wettelijk verplicht!

Veel ondernemers denken dat enkel wijzigingen moeten worden doorgegeven, maar neen hoor! Zelfs als er niets veranderd is, moet je élk jaar bevestigen dat de geregistreerde informatie nog juist en actueel is. Doe je dit niet? In geval van overtreding van de bepalingen m.b.t. de identificatie en de mededeling van informatie over de uiteindelijke begunstigden kunnen administratieve sancties van 250 tot 50.000 euro opgelegd worden. Geloof me: er zijn leukere dingen om € 250 aan te spenderen dan een administratieve sanctie.

Hoe weet je tegen wanneer je moet bevestigen? 
De deadline hangt af van jouw laatste bevestigingsdatum. Heb je bijvoorbeeld bevestigd op 15/02/2025, dan moet de nieuwe bevestiging uiterlijk op 15/02/2026 gebeuren. Je kan dit zelf checken via MyMinfin (Mijn Aangifte, Mijn UBO-registratie dossiers) onder de UBO‑fiche van jouw onderneming.

Hoe bevestig je jouw UBO‑gegevens?

• Surf naar MyMinFin of rechtstreeks naar het UBO‑register.
• Log in met eID, itsme of een alternatieve methode
• Als je meerdere mandaten hebt, selecteer dan de specifieke entiteit waarvoor je de gegevens wil bevestigen.
• Open de UBO‑fiche
• Controleer of alles nog correct is
• Klik onderaan op “Jaarlijkse bevestiging”
• Download of print het bevestigingsdocument. Bezorg het ook aan je accountant.

Tip: werk je met eStox (beveiligd digitaal effectenregister)?
Dan wordt de UBO‑herbevestiging soms automatisch uitgevoerd via het digitaal aandelenregister. Vraag dit zeker na bij jouw accountant, dossierbeheerder.

 Samenvatting

      ·  Jaarlijks verplicht, ook zonder wijzigingen,

      ·  Controleer jaarlijks het UBO-register van je entiteit(en),

      ·  Boetes bij laattijdigheid