Строк зберігання документів: які вимоги застосовуються у 2025 році

Головне управління ДПС у Чернівецькій області нагадує платникам податків про чинні у 2025 році вимоги до строків зберігання податкової документації. Вони закріплені у п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) та набули чинності 28 квітня 2023 року згідно із Законом України від 20.03.2023 № 2970-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки».

Основне зобов’язання платника

Згідно з абзацом першим п. 44.1 ст. 44 ПКУ, усі платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, що впливають на визначення об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та іншої інформації, ведення якої передбачено законодавством.

Пункт 44.3 ПКУ деталізує строки зберігання таких документів. Вони не можуть бути меншими за встановлені мінімальні строки, навіть якщо документи втратили актуальність для поточної діяльності підприємства.

Категорії строків зберігання:

• 2555 днів (7 років) — для документів із трансфертного ціноутворення (ст. 39), звітності за міжнародними стандартами (ст. 392), операцій із нерезидентами (п. 141.4).
• 1825 днів (5 років) — для первинних документів, фінзвітності, регістрів бухобліку для платників податку на прибуток, єдиного податку (юр. особи) та неприбуткових організацій.
• 1095 днів (3 роки) — для решти документів, включаючи дозвільні документи, контроль за якими здійснює ДПС.

Строк зберігання документів обчислюється не довільно, а з чітко визначеного моменту, залежно від виду документа та контексту його використання. Відлік цього строку має ключове значення під час перевірок, оскільки податкова служба застосовує саме ці правила при оцінці того, чи мав платник податків зберігати конкретний документ на момент запиту або перевірки.

Початком відліку строку зберігання документа або інформації є:

1. Дата подання звітності, у якій використовувались відповідні документи. Саме ця дата є базовою для більшості випадків, оскільки звітність вважається моментом офіційного «закріплення» інформації у податкових органах.
2. Якщо звітність не була подана — відлік здійснюється від граничного строку її подання, визначеного ПКУ. Це запобігає можливості «нульового строку», коли неподання звітності штучно зануляє початок зберігання.
3. Для документів, які не входять до складу податкової звітності, але мають правове значення (наприклад, господарські договори, акти виконаних робіт, банківські документи) — строк зберігання обраховується з дати здійснення відповідної господарської операції.
4. Що стосується дозвільних документів (ліцензії, дозволи, сертифікати), строк починається з дати завершення строку їх дії, а не з моменту їх видачі. Це важливо, оскільки такі документи можуть зберігати юридичну силу протягом кількох років, і саме після завершення їх строку дії починається рахунок строку архівації.

У разі ліквідації платники податків мають передати документи до архіву за останні 1825 або 2555 днів (залежно від характеру документації) — абз. 3 пп. 44.3.4 ПКУ.