Externalización de servicios como reacción ante la Covid-19

El término de externalización proviene de la traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing, el proceso por el cual una empresa o institución encomienda la realización de una parte de sus tareas o servicios a otra empresa.

La externalización de actividades, funciones y servicios, tanto para las grandes compañías como para las medianas y pequeñas empresas, tiene muchísimas ventajas:

• Reducción de costes. El ahorro es una de las principales ventajas del outsourcing. Al externalizar ciertos procesos de negocio la empresa evita costes innecesarios como pueden ser la contratación de personal o la inversión en equipos de trabajo para desarrollar funciones que no son su principal área de negocio.
• Ahorro de tiempo. Al externalizar ciertos trabajos, la empresa ahorra en tiempo, ya que lo dedica a otras actividades más importantes, dejando en manos de profesionales especializados el resto. De esta forma se incrementa también la eficiencia.
• Asegurar la calidad del trabajo. El outsourcing permite derivar ciertos trabajos a personal cualificado, con mayor conocimiento y experiencia en la materia. 
• Aumentar la productividad y competitividad. Al derivar trabajos secundarios, la empresa puede centrar sus esfuerzos y recursos a mejorar sus productos o servicios. De esta forma es posible poner en marcha nuevos proyectos y enfocarse en la mejora continua del negocio.
• Reducción de riesgo. Al dejar a manos de profesionales trabajos que no son propios del core business o que se escapan de nuestras competencias, nos aseguramos su correcto desarrollo y ejecución. De esta forma evitaremos errores innecesarios.

Hay que tener en cuenta que nunca deben externalizarse los procesos que nos diferencian de la competencia, solo aquello que no sea el negocio principal de la compañía y que no tenga un impacto directo en el mismo. Llevar a cabo esta estrategia requiere de una previsión con criterio, hay que pensar muy bien aquellas funciones y actividades que se quieren delegar a un tercero para que aporte valor contrastable a la organización.

La finalidad de externalizar un servicio es alcanzar una mayor rentabilidad del negocio, mejorar la calidad de los productos sin aumentar el coste para el cliente y superar la falta de recursos propios. Es decir, si delegamos la gestión de algunas actividades a una empresa especialista se consigue una mayor eficiencia a la hora de hacer las cosas, reducir el riesgo en posibles inversiones y obtener más soluciones innovadoras al dedicarnos exclusivamente a nuestro negocio.

Los pasos para realizar un proceso de externalización son:

1. Realizar un estudio sobre cómo llevar a cabo la externalización y bajo qué criterios, qué cuestiones hay que externalizar y hasta dónde.
2. Analizar qué hace exactamente la persona o departamento a externalizar para que no queden tareas sin ejecutar.
3. Conocer con exactitud el coste, analizando la oferta del mercado y cuáles cubren las expectativas.
4. Calcular la rentabilidad de la función a externalizar antes y después de hacerlo.
5. Examinar posibles riesgos como, por ejemplo, si el proveedor trabaja para la competencia, su solidez financiera, etc.
   
   

Cuando se delegan funciones a un tercero debe documentarse de forma rigurosa con un contrato de servicios en el que se especifique con detalle los servicios que se contratan, su seguimiento e incluso penalizaciones si no se cumple.

En resumen, la externalización supone una mejora de la competitividad y de la rentabilidad, reduce costes y permite dedicar todos los esfuerzos de la organización al propio negocio, siendo una oportunidad en tiempos de crisis y una herramienta útil para el crecimiento de la empresa. Además, ante la situación de crisis que estamos viviendo y que va a suponer cambios de mucho calado en nuestra economía, la externalización ofrece grandes ventajas en materia de competitividad, al tiempo que aporta mayor flexibilidad, una reducción de costes y un mayor enfoque práctico en nuestro negocio.