Obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse

Obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse : êtes-vous en conformité ?

04/04/2018
Obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse
Le dispositif de certification des logiciels et systèmes de caisse, mis en place par la Loi de Finance 2016, a été assoupli pour sa mise en place à compter du 1er janvier 2018.

Qui est concerné par cette obligation de certification ?

L’obligation s’applique désormais uniquement aux « logiciels et systèmes de caisse » qui se définissent comme tout système informatisé dans lequel un assujetti à la TVA enregistre des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à une facturation.
 
  •  Les entreprises concernées sont celles assujetties à la TVA et réalisant des opérations avec des clients non assujettis
En effet, dans un objectif d’éviter les fraudes à la TVA, l’administration cherche à s’assurer que les opérations de ventes sont réelles et traçables. C’est pourquoi elle impose cette obligation de certification dès lors qu’il n’y a pas de possibilité de retracer la vente dans sa globalité (de la prise de commande au règlement). Ainsi, deux cas se distinguent :
Ventes entre professionnels

Ventes entre professionnels

L’obligation n’est pas applicable car les mentions obligatoires apparaissant sur la facture émise permettent de retracer la vente (cf FOCUS FISCAL « Les mentions obligatoires des factures » de Janvier 2016).
Ventes à des particuliers

Ventes à des particuliers

L’obligation est applicable car :
  • Soit les coordonnées de l’acheteur n’apparaissent pas sur le justificatif (ticket de caisse),
  • Soit les coordonnées de l’acheteur apparaissent sur le justificatif mais de manière incomplète (pas de numéro d’identification à la TVA pour les particuliers par exemple).
Exemple d’entreprises soumises à l’obligation
  • Entreprises effectuant des opérations avec des professionnels ET avec des particuliers (mixtes)
  • E-commerce ;
  • Succursales et filiales de sociétés étrangères ;
  • Association, GIE, … si réalisation d’opérations assujetties à la TVA
Exemple d’entreprises non concernées
  • Entreprises assujetties bénéficiant de la franchise ou de l’exonération de TVA
  • Auto entrepreneurs
  • Sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France
  • Seuls les logiciels ou les systèmes équipés d’une fonctionnalité de caisse sont concernés
Cette fonctionnalité de caisse consiste en pratique à pouvoir enregistrer des règlements de clients quel que soit le moyen de paiement.
 
Les logiciels comptables ou de gestion ne sont donc concernés uniquement s’ils intègrent cette fonctionnalité.
 
Les TPE classiques ne sont pas concernés car ils n’ont pas d’autres fonctionnalités que de lire une carte bancaire, enregistrer la transaction et communiquer avec le service d’authentification de la banque.
 
  • Les 4 conditions à respecter pour ces logiciels et systèmes de caisse
La loi impose quatre conditions à respecter par le logiciel de caisse lui permettant de garantir l’état des données en cas de contrôle fiscal :
 
Inaltérabilité           Sécurisation           Conservation          Archivage
 
Cf. notre BLOG du 1er juin 2017 décrivant ces critères « Obligation d’utiliser des logiciels comptables ou systèmes de caisses certifiés à partir du 1er janvier 2018 ».
 
 
 

Que devez-vous produire en cas de contrôle ?

La loi n’impose pas au commerçant de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse mais elle impose une certification à ceux qui en sont équipés.
 
L’utilisateur du logiciel doit être capable de prouver qu’il respecte bien les quatre critères en présentant un certificat ou une attestation en cas de contrôle.
 
Seuls les éditeurs exerçant une activité d’édition de logiciels sont autorisés à délivrer l’attestation, ou à la faire produire par un organisme accrédité.
Attestation individuelle de l’éditeur
L’attestation produite par l’éditeur doit :
 
  • Être individuelle
  • Indiquer le bon respect des quatre critères
  • Indiquer la date d’acquisition
  • Indiquer le nom et la référence du logiciel
L’envoi spontané de l’attestation par l’éditeur n’est pas obligatoire. C’est à l’utilisateur de lui demander. Cette attestation n’a pas de durée limitée ; une nouvelle attestation devra être demandée uniquement en cas de modifications apportées sur le logiciel.
Certification par un organisme accrédité
Deux organismes fournissent le certificat de conformité :
 
  • AFNOR Certification
  • Laboratoire National de Métrologie et d’Essais
C’est à l’éditeur de demander auprès d’un de ces organismes le certificat de conformité du logiciel ou du système de caisse.
 
  Les produits certifiés sont disponibles sur infocert.org et www.lne.fr

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Ni l’Expert-Comptable et ni l’administration ne sont en mesure de certifier le logiciel ou le système de caisse.
 
  • En cas d’intervention de plusieurs tiers sur le logiciel (maintenance,…), l’attestation ou le certificat devra être fourni par « le dernier intervenant ayant paramétré le logiciel ou le système lorsque son intervention a eu pour objet ou effet de modifier un ou des paramètres permettant le respect des conditions ».
  • En cas de développement d’un logiciel en interne, l’entreprise sera considérée comme l’éditeur et devra faire certifier son logiciel.
Sanction en cas de défaut de justification
 
Le montant est fixé à 7 500 € par justificatif manquant. L’entreprise dispose ensuite de 60 jours pour se conformer aux dispositions. En cas de manquements, l’amende est reconduite.
 
Dès lors qu’une entreprise détient plusieurs logiciels ou systèmes de caisse, elle doit fournir un certificat ou une attestation pour chacun d’entre eux. Si le logiciel ou le système de caisse est le même dans une chaîne de magasins ou au sein des filiales d’un groupe, l’administration autorise une seule attestation.
 
Seul l’assujetti pourra être sanctionné mais il pourra le cas échéant se retourner contre son éditeur en fonction des conditions fixées dans son contrat. Il sera donc recommandé de vérifier les clauses du contrat et, en cas de manquement de l’éditeur, de conserver toutes les preuves des diligences faites par l’entreprise pour obtenir l’attestation.
 

D’un point de vue comptable
 
Les coûts engendrés pour obtenir une attestation ou un certificat sont à comptabiliser en charges.
 
Pour rappel, les coûts engendrés pour changer de logiciel sont à comptabiliser en immobilisations et sont à amortir sur 2 à 3 ans (et non plus sur 12 mois suite à la suppression du dispositif fiscal d’amortissement exceptionnel des logiciels).
 
 Pour en savoir plus :

 

 Vos interlocuteurs habituels se tiennent à votre disposition pour toute question sur cette obligation.